POLÍTICA DE PRIVACIDAD
PALENQUE TOURS S.A.S. consciente de la importancia que representan los datos personales para sus titulares y de la responsabilidad adquirida frente a estos en ejecución de su objeto social, adopta la presente política de conformidad con el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia. Este precepto constitucional consagra el derecho fundamental al Habeas Data, el cual faculta a toda persona para conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información que se haya recolectado sobre ella en bases de datos públicas o privadas. Este derecho se encuentra regulado por el Congreso de la República mediante la Ley 1581 de 2012 y se encuentra orgánicamente compilado y reglamentado en el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, DUR 1074 de 2015, Capítulo 25, así como por las demás normas que las modifiquen, sustituyan o adicionen.
En cumplimiento de las anteriores disposiciones, PALENQUE TOURS S.A.S., pone a disposición de los interesados, sus políticas para el Tratamiento de Datos Personales, con el fin de garantizar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar, rectificar, suprimir y revocar la autorización respecto a las informaciones que hayan recogido sobre ellas en las bases de datos de la Empresa.
Para tales efectos PALENQUE TOURS S.A.S. ha elaborado la presente POLÍTICA PARA LA PROTECCIÓN Y EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, cuya aplicación es de carácter obligatorio para todas las personas naturales o jurídicas que tengan tratamiento de los datos personales registrados en las bases de datos de la Empresa, con el fin de proporcionar los lineamientos necesarios para el cumplimiento de las obligaciones legales en materia de protección de datos personales.
PALENQUE TOURS S.A.S, se permite informar a todos los interesados, que los datos personales que obtenga en virtud de las operaciones que se soliciten o celebren con la Empresa, serán tratados conforme a los principios y deberes definidos en la ley 1581 de 2012 y demás normas que traten y regulen esta materia. Para todos los fines pertinentes.
El domicilio de PALENQUE TOURS S.A.S., será la Carrera 43 D N° 13 -09 apto. 302, Medellín, Antioquía, celular 3207780848, correo electrónico: direccion.general@palenquetourscolombia.com.
OBJETO
La presente Política tiene como objeto dar la información necesaria y suficiente a los diferentes grupos de interés, así como establecer los lineamientos que garanticen la protección de los datos personales que son objeto de los procedimientos que implementa PALENQUE TOURS S.A.S., para de esta forma, dar cumplimiento a la ley, a las políticas y procedimientos de atención de derechos de los titulares, criterios de recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión que se dará a los datos personales.
Las actividades reglamentadas por la presente política serán ejecutadas exclusivamente sobre datos personales cuyos titulares hayan emitido su autorización de manera previa, expresa e informada a PALENQUE TOURS S.A.S. para que lleve a cabo el tratamiento de sus datos personales.
Sin perjuicio de lo anterior, PALENQUE TOURS S.A.S. se reserva el derecho a ejecutar actividades de tratamiento, sobre información cuya autorización no sea requerida en virtud de las disposiciones legales que reglamentan la materia, caso en el cual continúan vigentes los compromisos establecidos por la empresa en la presente política.
Así mismo tiene la finalidad de regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza PALENQUE TOURS S.A.S., a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data en el marco de lo establecido por la ley.
DESTINATARIOS
Esta política se aplicará a todas las bases de datos tanto físicas como digitales, que contengan datos personales y que sean objeto de Tratamiento por parte de PALENQUE TOURS S.A.S., considerada como responsable. Igualmente, en aquellos casos en que operen como encargadas del tratamiento de datos personales. La política está dirigida a que los titulares, tengan a su disposición la información necesaria y suficiente sobre los diferentes tratamientos y fines sobre los que serán objeto sus datos, así como los derechos que ellos, como titulares de datos personales, pueden ejercer frente a PALENQUE TOURS S.A.S. como responsable del tratamiento de sus datos personales.
Esta política es de obligatorio conocimiento y cumplimiento por todos y para todos los colaboradores, responsables de la administración de bases de datos personales de PALENQUE TOURS S.A.S.
ALCANCE
Dar un trámite expedito y legal a las diferentes solicitudes y reclamaciones hechas por los Titulares de la Información, así como por sus causahabientes u otra persona que cuente con la debida autorización.
Dar cumplimiento a las exigencias de la normatividad vigente en materia de Protección de Datos Personales, así como a cualquier exigencia originada en el principio de responsabilidad demostrada.
Brindar la debida protección a los intereses y necesidades de los titulares de la Información personal tratada por PALENQUE TOURS S.A.S.
GLOSARIO
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley, regulaciones, y normatividad vigente, se aplicarán, de manera armónica e integral, las siguientes definiciones:
Acceso Restringido: PALENQUE TOURS S.A.S., no tendrá disponibles los Datos Personales para su acceso a través de Internet u otros medios de comunicación masiva, a menos que se establezcan medidas técnicas que permitan controlar el acceso y restringirlo solo a las personas Autorizadas.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular con el fin de informar sobre el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales
Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de tratamiento. Incluye archivos físicos y electrónicos.
Base de datos automatizada: Es el conjunto organizado de datos de carácter personal que son creados, tratados o almacenados a través de programas de ordenador.
Calidad del Dato: El dato personal sometido a tratamiento deberá ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. Cuando se esté en poder de datos personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, PALENQUE TOURS S.A.S deberá solicitar a su Titular que lo complete o que corrija la información.
Causahabiente: Persona que por sucesión o transmisión adquiere los derechos de otra persona.
Circulación Restringida: Los datos personales sólo serán tratados por aquel personal de PALENQUE TOURS S.A.S que dentro de sus funciones tenga a cargo la realización de tales actividades. No podrán entregarse Datos Personales a quienes no cuenten con autorización o no hayan sido habilitados por el Representante legal de PALENQUE TOURS S.A.S.
Confidencialidad: Elemento de seguridad de la información que permite establecer quiénes y bajo qué circunstancias se puede acceder a la misma.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Pueden ser datos numéricos, alfabéticos, gráficos, visuales, biométricos, auditivos, perfiles o de cualquier otro tipo. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).
Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros y documentos públicos que no estén sometidos a reserva.
Dato Semiprivado: Es aquella información que no es de naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como es el caso de los datos financieros, crediticios o actividades comerciales
Dato Sensible: Es aquel dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como los que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Derecho de los Niños, Niñas y Adolescentes: En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.
Encargado del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento de datos de PALENQUE TOURS S.A.S.
Habeas Data: Derecho que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada.
Información Digital: Toda aquella información que es almacenada o transmitida por medios electrónicos y digitales como el correo electrónico u otros sistemas de información.
Persona Responsable de Protección de Datos: Son los colaboradores de PALENQUE TOURS S.A.S, que tienen como función la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales y la implementación de la Protección de Datos Personales.
Responsable de la Atención a Peticiones, Quejas, Reclamos y Consultas: Las peticiones, quejas, reclamos y consultas formuladas por los titulares de datos personales, serán atendidas por el colaborador asignado por el Representante legal de PALENQUE TOURS S.A.S. para que dentro de sus funciones deba responder a dichas peticiones.
Responsable del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos personales recopilados por PALENQUE TOURS S.A.S, este es quien actúa como responsable del tratamiento de datos personales frente a todos los datos personales sobre los cuales decida directamente, en el desarrollo de su objeto social.
Titular de los datos personales: Es la Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento de Datos.
Tratamiento de datos personales: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales de naturaleza física o automatizada, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia o supresión de estos.
Transmisión de datos personales: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta de un único responsable.
Usuario. Es la persona natural o jurídica que tiene interés en el uso de la información de carácter personal.
PRINCIPIOS RECTORES
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley, regulaciones, y normatividad vigente, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios o reglas fundamentales con base en las cuales se determinarán los procesos internos relacionados con el tratamiento de datos personales; tales principios se interpretarán de manera armónica, integral y sistemática para resolver los conflictos que se susciten en esta materia; los consagrados en las leyes colombianas y en la jurisprudencia de la Corte Constitucional a igual que los consagrados en normas internacionales que ha desarrollado los derechos fundamentales vinculados a los datos de carácter personal además de los siguientes principios:
- Consentimiento informado o principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
- Legalidad en Materia de Tratamiento de Datos: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012, decretos reglamentarios y demás disposiciones que la desarrollen.
- Finalidad del dato: El Tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de conformidad con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular de manera concreta, precisa y previa al titular para que este exprese su consentimiento.
- Calidad o Veracidad: La información sujeta a Tratamiento de datos debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de Datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
- Transparencia: En el Tratamiento de datos personales, se debe garantizar el derecho del Titular a obtener del responsable de Tratamiento de datos o del Encargado de Tratamiento de datos, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.
- Pertinencia del dato: Los datos personales que recabe PALENQUE TOURS S.A.S. deberán ser adecuados, pertinentes y no excesivos, teniendo en cuenta la finalidad del tratamiento o de la base de datos. Se prohíbe la recolección de datos personales desproporcionados en relación con la finalidad para la cual se obtienen.
- Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento de datos, sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados, por tanto, no podrán ser accedidos, transferidos, cedidos.
- Temporalidad del dato: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y los términos establecidos anteriormente, se procederá a la supresión de los datos.
- Seguridad del dato: Los datos personales que recolecte PALENQUE TOURSA.S., en calidad de responsable o encargado del tratamiento de datos personales, según el caso, adoptará las medidas de seguridad físicas, humanas, tecnológicas o administrativas que sean necesarias para garantizar los atributos de integridad, autenticidad y confiabilidad de los datos personales. PALENQUE TOURS S.A.S., conforme la clasificación de los datos personales implementará las medidas de seguridad de nivel alto, medio o bajo, aplicables según el caso, con el fin de evitar la adulteración, pérdida, fuga, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Confidencialidad: Todos los colaboradores y contratistas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma. PALENQUE TOURS S.A.S se compromete a tratar los datos personales de los titulares tal y como lo define el literal g) del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 de forma absolutamente confidencial haciendo uso de estos, exclusivamente, para las finalidades indicadas en el apartado anterior, siempre que el titular no se haya opuesto a dicho tratamiento. PALENQUE TOURS S.A.S, informa que tiene implantadas las medidas de seguridad de índole técnica y organizativas necesarias que garanticen la seguridad de sus datos personales y eviten su alteración, pérdida, tratamiento y/o acceso no autorizado.
- Deber de información: PALENQUE TOURS S.A.S. informará, a los titulares de los datos personales, así como a los responsables y encargados del tratamiento, del régimen de protección de datos adoptado por la empresa, así como la finalidad y demás principios que regulan el tratamiento de estos datos. Informará además sobre la existencia de las bases de datos de carácter personal que custodie, los derechos y el ejercicio del habeas data por parte de los titulares, procediendo al registro que exige la ley.
- Protección especial de datos sensibles: PALENQUE TOURS S.A.S. sólo recolectará datos personales de carácter sensible cuando ello sea necesario y pertinente para el desarrollo de su objeto social. En cada caso deberá obtener autorización expresa del titular, o bien verificar que su tratamiento se origine y legitime en el marco de una relación contractual y/o negocial, o bien provenga de autorización legal.
- Interpretación integral de los derechos constitucionales: Los derechos se interpretarán en armonía y en un plano de equilibrio con el derecho a la información previsto en el artículo 20 de la Constitución y con los derechos constitucionales aplicables.
Protocolo de Reporte de Brechas de Seguridad e Incidentes: En caso de presentarse una violación a los códigos de seguridad, ataques informáticos, pérdida, alteración, fuga o acceso no autorizado que comprometa las bases de datos de los viajeros, clientes o colaboradores, PALENQUE TOURS S.A.S., a través de la Persona Responsable de Protección de Datos, procederá a reportar dicho incidente ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a partir del momento en que se conozca o detecte de forma cierta la ocurrencia de la brecha. El reporte se realizará formalmente a través del RNBD – Registro Nacional de Bases de Datos- de la SIC, detallando el tipo de incidente, las categorías de datos afectadas y las medidas de mitigación implementadas.
siguientes principios o reglas fundamentales con base en las cuales se determinarán los procesos internos relacionados con el tratamiento de datos personales; tales principios se interpretarán de manera armónica, integral y sistemática para resolver los conflictos que se susciten en esta materia; los consagrados en las leyes colombianas y en la jurisprudencia de la Corte Constitucional a igual que los consagrados en normas internacionales que ha desarrollado los derechos fundamentales vinculados a los datos de carácter personal además de los siguientes principios:
DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN
De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
- Conocer y actualizar sus datos personales frente al Responsable del tratamiento o Encargados del tratamiento.
- Corregir y rectificar los datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error.
- Solicitar la supresión de aquellos datos personales cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado
- Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
- Ser informado por el responsable o encargado de datos, previa solicitud, respecto del uso que se les ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento.
- Tener acceso en forma gratuita a sus datos personales que sean objeto de tratamiento.
- Conocer las finalidades que justifican el tratamiento
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando así lo desee.
- Presentar reclamos a PALENQUE TOURS S.A.S cuando considere que se ha incumplido alguno de sus derechos.
Autorización
La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de PALENQUE TOURS S.A.S requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. PALENQUE TOURS S.A.S en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. El anexo 1, de este manual contiene el modelo de autorización para la recolección y tratamiento de datos personales
La autorización puede estar en documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. La autorización será emitida por PALENQUE TOURS S.A.S y será puesta a disposición del titular previo al tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2012.
Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales, tanto el hecho que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, como que tiene la opción de conocer cualquier alternación a los mismos y el uso específico que de ellos se ha dado. Lo anterior con el fin de que el titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal. La autorización es una declaración que informa al titular de los datos personales; por medio de la cual, el Titular autoriza a PALENQUE TOURS S.A.S para almacenar y tratar sus datos.
Así mismo, a través de este documento se informa al Titular de la información de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Casos en que no es necesaria la Autorización
De conformidad con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, la autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa, en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b) Datos de naturaleza pública.
c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
DEBERES DEL RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS
Deber de Informar al Titular.
PALENQUE TOURS S.A.S, al momento de solicitar al Titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa, (anexo 1) lo siguiente:
a) El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
b) El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
c) Los derechos que le asisten como Titular.
d) La identificación, dirección física o electrónica, teléfono, celular o WhatsApp del responsable del Tratamiento
PALENQUE TOURS S.A.S como responsable del Tratamiento, deberá conservar prueba del cumplimiento de lo previsto en el presente numeral y, cuando el Titular lo solicite, entregarle copia de esta. Documento de autorización de datos personales Firmado. (Anexo 1)
Gobierno de Datos, Indicadores de Gestión y Responsabilidad Demostrada
De conformidad con el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, PALENQUE TOURS S.A.S. adopta un sistema corporativo de Gobierno de Datos basado en el principio de Responsabilidad Demostrada. Para asegurar y demostrar la efectividad de las medidas adoptadas en esta Política, La persona responsable del tratamiento de Datos implementará y medirá anualmente los siguientes Indicadores de Gestión:
- Índice de Atención de Peticiones, Quejas y Reclamos (PQR): Porcentaje de consultas y reclamos resueltos dentro de los términos legales de 10 y 15 días hábiles, respectivamente.
- Efectividad en Capacitación: Porcentaje de colaboradores, contratistas y personal de operaciones turísticas efectivamente entrenados en el tratamiento seguro de datos personales.
- Incidentes de Seguridad: Registro, control y tasa de mitigación de brechas de seguridad, fugas de información o accesos no autorizados en los servidores o archivos de la compañía.
- Auditoría e Inventario: Periodicidad de la actualización del Inventario de Bases de Datos y efectividad en la aplicación de las Actas de Depuración Corporativa.
La persona responsable del tratamiento de Datos presentará un informe anual de estos indicadores a la Gerencia General para impulsar la mejora continua y mantener las evidencias regulatorias exigidas ante eventuales requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
Personas a Quienes se les puede suministrar la Información
La información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá ser suministrada a las siguientes personas:
a) A los Titulares, sus causahabientes acreditados por medio de documento idóneo o sus representantes legales.
b) A las Empresas públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
c) A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.
Deberes del Responsables del Tratamiento de datos
PALENQUE TOURS S.A.S como responsable del Tratamiento de datos, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento de datos sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
k) Adoptar procedimientos específicos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso de sus datos.
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Deberes de los Encargados del Tratamiento de datos
Los Encargados del Tratamiento, y en el evento en el cual PALENQUE TOURS S.A.S actúe como encargada, deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Los encargados deberán cumplir las condiciones mínimas de seguridad
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes y vigentes.
d) Actualizar la información reportada por los responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente política.
f) Adoptar un Manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
g) Registrar en las bases de datos la leyenda «reclamo en trámite» en la forma en que se regula en la ley.
h) Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular
j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
k) Informar a PALENQUE TOURS S.A.S cuando se presenten violaciones y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta el Responsable del Tratamiento original con quien se haya suscrito el respectivo acuerdo
m) Verificar que el responsable del Tratamiento de datos tiene la autorización para el tratamiento de datos personales del Titular.
LINEAMIENTOS ESPECÍFICOS EN EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La recolección de los datos personales de los empleados, contratistas, outsourcing, clientes, proveedores, visitantes y video vigilancia, por parte de PALENQUE TOURS S.A.S., es responsable de los datos personales de cada uno de los titulares en mención según la normatividad vigente para cada caso y solo será revelada por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
De conformidad con la normativa de protección de datos personales y las obligaciones legales aplicables, PALENQUE TOURS S.A.S. conservará la información personal únicamente por el tiempo necesario para cumplir las finalidades autorizadas y las obligaciones contractuales, fiscales y comerciales, bajo los siguientes criterios:
Clientes, Turistas, Proveedores y Aliados: Los datos contenidos en contratos, váuchers, reservas, facturas y soportes contables se conservarán por un término de diez (10) años, contados a partir de la finalización del servicio turístico o la terminación del vínculo contractual.
Accionistas: La información de los libros corporativos se conservará de manera permanente durante la existencia de la sociedad y hasta por diez (10) años posteriores a su liquidación.
Parágrafo 1. Finalizada la relación comercial, y durante el término de retención de diez (10) años, los datos pasarán a un archivo pasivo con acceso restringido. Queda prohibido su uso para fines comerciales o de mercadeo, limitándose exclusivamente a atender requerimientos de autoridades judiciales o de control.
Parágrafo 2. Vencidos los plazos anteriores, La persona responsable del tratamiento de Datos procederá a la supresión definitiva, destrucción segura o anonimización irreversible de la información, dejando constancia de ello en un acta interna de depuración.
Tratamiento en Canales Digitales, Comercio Electrónico y Cookies
En estricto cumplimiento del artículo 50 de la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor) y la Ley 1581 de 2012, PALENQUE TOURS S.A.S. garantiza que los datos personales capturados a través de su página web, plataformas de comercio electrónico y canales digitales de atención como: WhatsApp y redes sociales, serán tratados bajo rigurosos estándares de seguridad digital.
La recolección de datos orientada a la cotización, reserva y pasarela de pagos de servicios turísticos contará con tecnologías de cifrado y entornos seguros.
Uso de Cookies: El sitio web de la sociedad utiliza «cookies» y tecnologías similares para personalizar la experiencia de navegación, analizar el tráfico web y optimizar la oferta turística. Al ingresar al portal, se informará al usuario de manera clara sobre el uso de estas, permitiéndole configurar, aceptar o rechazar su instalación. Los datos obtenidos mediante cookies analíticas o de publicidad no se asociarán a la identidad del usuario a menos que medie su autorización expresa. La Persona Responsable de Protección de Datos velará por la correcta implementación técnica de estos avisos y configuraciones en el portal web
Tratamiento de datos personales de Empleados
Las finalidades por las cuales pueden ser objeto de tratamiento los datos personales de los empleados que tengan o hayan tenido algún tipo de vínculo con PALENQUE TOURS S.A.S, son, entre otras, las siguientes:
a. Dar cumplimiento a las obligaciones normativas en temas de Seguridad Social, Salud Ocupacional, y el denominado Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
b. Dar cumplimiento a las órdenes o requerimientos que imparten las autoridades colombianas competentes
c. Emitir certificaciones relativas a la relación del titular con PALENQUE TOURS S.A.S
d. Gestionar las funciones desarrolladas por los empleados
e. Verificar la idoneidad y competencia de los empleados
f. Desarrollar y aplicar el proceso disciplinario.
g. Contactar a familiares en casos de emergencia.
PALENQUE TOURS S.A.S. almacena los datos personales de sus empleados, incluidos los que hayan sido obtenidos en desarrollo del proceso de selección, y los conserva en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos.
A las carpetas solo tendrá acceso y será tratada por la persona encargada según su función en el Área Administrativa, con la finalidad de administrar la relación contractual entre PALENQUE TOURS S.A.S. y el empleado.
Una vez finalizado el vínculo laboral, PALENQUE TOURS S.A.S. conservará los datos personales y los soportes documentales generados durante la relación de forma diferenciada. Los registros, perfiles de exposición y documentos específicos que soportan el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) serán conservados de manera obligatoria por un período mínimo de veinte (20) años contados a partir de la fecha del cese de la relación laboral, en estricto cumplimiento del artículo 2.2.4.6.13 del Decreto 1072 de 2015. Los datos generales administrativos, expedientes de nómina ordinaria y hojas de vida de procesos de selección no seleccionados se someterán a depuración y supresión una vez venzan los términos legales de prescripción de las acciones laborales (3 años) o de retención de soportes contables comerciales (10 años), aplicando el principio de temporalidad del dato.
Tratamiento de datos personales de Clientes
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los Clientes de PALENQUE TOURS S.A.S. son, entre otras las siguientes:
a. Realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y pos contractual.
b. Corroborar cualquier requerimiento que se ocasione en desarrollo del contrato celebrado.
c. Cumplir con el objeto del contrato celebrado, incluyendo actividades de envío de mercancía, cumplimiento y trámite de garantías, entre otros.
d. Verificar casos en que se de incumplimiento de alguna de las partes.
e. Vinculación en general de cada cliente.
f. Realizar actividades de fidelización de clientes y operaciones de marketing.
g. Llevar un registro de los clientes de PALENQUE TOURS S.A.S
h. Informar sobre cambios en los productos y servicios de PALENQUE TOURS S.A.S
i. Solicitar la evaluación de la calidad del servicio
j. Llevar a cabo la facturación de los servicios prestados.
k. Gestionar la cobranza y el procedimiento de cartera
l. Mantener historial de pagos de la Empresa
m. Informar el estado del trámite de solicitud de productos y servicios que ofrece PALENQUE TOURS S.A.S,
n. Desarrollar actividades de mercadeo, estadísticas, investigación y demás propósitos comerciales relacionados con la actividad de PALENQUE TOURS S.A.S.
o. Envío de información relativa a eventos o promociones organizados o patrocinados por la Empresa
p. Atención de requerimientos judiciales o administrativos.
q. Cumplimiento de requisitos legales
Así mismo, contará con adecuados sistemas de seguridad para el manejo de aquellos datos sensibles y su reserva, en el entendido que tales datos sensibles sólo serán usados por PALENQUE TOURS S.A.S., para los fines antes mencionados.
Tratamiento de datos personales de Proveedores
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los Proveedores de PALENQUE TOURS S.A.S. son, entre otras las siguientes:
a. Envío de invitaciones a contratar y realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y pos contractual.
b. Envío de invitaciones a eventos programados por PALENQUE TOURS S.A.S o sus vinculadas.
c. Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios proveedores.
PALENQUE TOURS S.A.S., sólo recaudará de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar.
Tratamiento de datos personales de Accionistas y/o socios
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los Accionistas de PALENQUE TOURS S.A.S. son, entre otras las siguientes:
a. Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de Accionista y/o socio
b. Enviar invitaciones a eventos programados por PALENQUE TOURS S.A.S y en general contactar al Accionista y/o socio
c. Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con La Sociedad
d. Realizar repartición de dividendos
e. Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los Accionistas.
Finalmente, el acceso a tal información personal se realizará conforme a lo establecido en el Código de Comercio y demás normas concordantes con la relación comercial y que regulan la materia.
Tratamiento de datos personales de Visitantes en el Control Ingreso.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de quienes ingresan a las instalaciones de PALENQUE TOURS S.A.S. son, entre otras las siguientes:
a. Asegurar el ingreso a las instalaciones de la empresa a personas que cuentan con la autorización de libre tránsito y restringir el paso a aquellas personas que no estén autorizadas.
b. Garantizar la seguridad en los ambientes vigilados.
c. Permitir ambientes de trabajo adecuados para el desarrollo seguro de las actividades al interior de la empresa.
Tratamiento de datos personales de Registro de Video vigilancia
PALENQUE TOURS S.A.S. recolecta datos biométricos de sus empleados, contratistas, outsourcing, clientes. proveedores y visitantes a través de sus Cámaras de Vigilancia y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la compañía como de reserva.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales contenidos en las Cámaras de Vigilancia de PALENQUE TOURS S.A.S. son, entre otras las siguientes:
a. Garantizar la seguridad en los ambientes laborales.
b. Permitir ambientes de trabajo adecuados para el desarrollo seguro de actividades laborales de la compañía.
c. Controlar el ingreso, permanencia y salida empleados y contratistas en las instalaciones de la empresa.
d. Utilizarlos como prueba en caso de ser necesario en los procesos disciplinarios.
Para cumplir con el deber de información que le corresponde a PALENQUE TOURS S.A.S., como administrador de datos personales, la empresa implementará Avisos de Privacidad en las zonas en donde se realice la captura de imágenes que impliquen tratamiento de datos personales.
En todo caso, las imágenes y grabaciones de videovigilancia no serán objeto de tratamiento ni almacenamiento por un período superior a quince (15) días calendario contados a partir de su recolección, término razonable y proporcionado según los criterios de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). Transcurrido este plazo, el sistema automatizado procederá a borrar definitivamente o sobreescritura de las imágenes, salvo que las mismas deban ser conservadas por registrar un incidente de seguridad, conductas punibles, o sean expresamente requeridas por una autoridad judicial o administrativa en ejercicio de sus funciones..
CATEGORÍAS ESPECIALES DE DATOS
Datos Sensibles
Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Tratamiento de Datos Sensibles
Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:
a. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
c. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
d. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identificación de los Titulares.
Tratamiento de La Información
Todos los miembros de la Empresa, al realizar las actividades propias de su cargo, asumirán las responsabilidades y las obligaciones que se tienen en el manejo adecuado de la información personal, desde su recolección, almacenamiento, uso, circulación y hasta su disposición final.
Autorización Especial de Datos Personales Sensibles
PALENQUE TOURS S.A.S informará a través de los diversos medios de obtención de la autorización a todos sus titulares, que en virtud de la ley 1581 del 2012 y normas reglamentarias estos no están obligados a otorgar la autorización para el tratamiento de datos sensibles.
En caso de tratamiento de datos relativos a la salud, PALENQUE TOURS S.A.S, implementará las medidas necesarias para proteger la confidencialidad de la información. Los datos sensibles biométricos tratados tienen como finalidad la identificación de las personas, la seguridad, el cumplimiento de obligaciones legales y la adecuada prestación de los productos.
Datos personales de los niños, niñas y adolescentes
Se debe tener en cuenta que aunque el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012, prohíbe el tratamiento de datos personales de los niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos que por su naturaleza sean públicos, la Corte Constitucional precisó en sentencia C748 de 2011 numeral 2.9.3.4, que independientemente de la naturaleza del dato, se puede realizar el tratamiento de éstos “siempre y cuando el fin que se persiga con dicho tratamiento responda al interés superior de los niños, niñas y adolescentes y se asegure sin excepción alguna el respeto a sus derechos prevalentes”.
Parágrafo. Prevención – ESCNNA: En estricto cumplimiento de la Ley 679 de 2001, la Ley 1336 de 2009 y demás normas concordantes, PALENQUE TOURS S.A.S. manifiesta su rechazo absoluto a cualquier forma de explotación, pornografía y turismo sexual con menores de edad. El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes responderá de manera estricta a su interés superior y a sus derechos prevalentes. La recolección de estos datos requerirá siempre la autorización previa, expresa e informada de al menos uno de sus representantes legales, previa validación de su calidad jurídica y parentesco, destinando dicha información exclusivamente a la emisión de tiquetes, reservas hoteleras, registros de huéspedes y pólizas de asistencia médica de viaje.
Almacenamiento de Información
El almacenamiento de la información digital y física se realiza en medios o ambientes que cuentan con adecuados controles para la protección de los datos. Esto involucra controles de seguridad física e informática, tecnológicos y de tipo ambiental en áreas restringidas, en instalaciones propias y/o de terceros como centros de cómputo o centros documentales en caso de ser necesario.
Destrucción
La destrucción de medios físicos y electrónicos se realiza a través de mecanismos que no permiten su reconstrucción. Se realiza únicamente en los casos en que no constituya el desconocimiento de norma legal alguna, dejando siempre la respectiva trazabilidad de la acción. La destrucción comprende información contenida en poder de terceros como en instalaciones propias.
PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y PETICIONES, Y MECANISMOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES
El Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, o quien se determine por estipulación a favor de otro; podrá hacer ejercicio de sus derechos contactándose con nosotros a través de comunicación escrita dirigida a la persona encargada de la protección de datos personales en PALENQUE TOURS S.A.S. En caso que el titular este representado por un tercero deberá allegarse el respectivo poder, el cual deberá tener reconocimiento del contenido ante notario, habida cuenta de que se trata del ejercicio del Derecho Fundamental al Habeas Data. El apoderado deberá igualmente acreditar su identidad en los términos indicados.
La comunicación podrá ser enviada al siguiente correo electrónico: direccion.general@palenquetourscolombia.com , o al WhatsApp 3207780848, o a través de comunicación escrita radicada en la Carrera 43 D N° 13 -09 apto. 302, Medellín, Antioquía.
La solicitud de ejercicio de cualquiera de los derechos de conocer, actualizar, rectificar o suprimir la información recabada por PALENQUE TOURS S.A.S, debe contener como mínimo, la siguiente información:
✔ Nombre completo del titular
✔ Identificación del titular del dato personal
✔ Poder debidamente constituido, de ser el caso.
✔ Petición concreta y precisa de la información que pretende el titular, tener acceso, actualización, rectificar, suprimir o revocar el consentimiento.
✔ La solicitud debe ser razonable y fundamentada, para que PALENQUE TOURS S.A.S. proceda, como responsable de la base de datos, a dar respuesta.
✔ Dirección física o electrónica para notificaciones.
✔ Documentos que soportan la solicitud, si a ello hay lugar.
Procedimiento de Validación y Verificación de Identidad por Canales Virtuales.
Con el fin de evitar fraudes, suplantaciones de identidad y garantizar que la información personal no sea expuesta a terceros no autorizados, cuando el Titular haga uso de los canales remotos como: correo electrónico: direccion.general@palenquetourscolombia.com o WhatsApp: 3207780848, PALENQUE TOURS S.A.S. aplicará obligatoriamente el siguiente protocolo técnico de verificación antes de dar respuesta formal a la solicitud o entregar datos de viaje:
1. Cotejo Documental: El solicitante deberá adjuntar copia digitalizada de su documento de identidad. La Persona Responsable de Protección de Datos verificará que los nombres, apellidos y número de identificación coincidan exactamente con los registros históricos de la reserva o contrato de servicios turísticos.
2. Principio de Doble Factor de Canal o Verificación Cruzada: Si la solicitud se recibe por correo electrónico, se enviará un mensaje de confirmación o un código de validación temporal al número de teléfono celular registrado previamente por el cliente en su orden de servicio o viceversa si la solicitud ingresa por WhatsApp, requiriendo su confirmación expresa de estar elevando dicha PQR.
3. Declaración en Línea: En caso de dudas razonables sobre la identidad del solicitante, se le requerirá responder preguntas de validación sobre el servicio turístico contratado, tales como: fecha de viaje, destino, hotel reservado o aerolínea.
Si el solicitante actúa a través de un apoderado o tercero, se exigirá de manera estricta el poder con reconocimiento de firma y contenido ante Notaría Pública, junto con la validación de la identidad del apoderado. De no lograrse la validación exitosa de la identidad del titular o de su apoderado, o si la solicitud resulta incompleta, PALENQUE TOURS S.A.S. requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la PQR para que subsane las fallas.
En cumplimiento de las garantías del debido proceso y los estándares de la Superintendencia de Industria y Comercio, la recepción inicial del reclamo interrumpe los términos legales de respuesta. Una vez que el interesado aporte la información requerida para subsanar la solicitud, los términos establecidos en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 continuarán corriendo, computando el tiempo transcurrido desde su radicación inicial. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento de subsanación el solicitante no presenta la información requerida, se entenderá de pleno derecho que ha desistido del reclamo, procediéndose al archivo del trámite
Consultas
Se podrá consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de PALENQUE TOURS S.A.S., y la empresa se encargará de suministrar toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del solicitante.
La consulta una vez recibida por la empresa será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la nueva fecha en que se atenderá tal consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamos
Cuando se considere que la información contenida en una base de datos de PALENQUE TOURS S.A.S. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando se advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Habeas Data, se podrán presentar reclamación ante PALENQUE TOURS S.A.S., la cual será tramitada bajo las siguientes reglas:
1. El reclamo se formulará mediante comunicación escrita o electrónica, dirigida a PALENQUE TOURS S.A.S., con copia del documento de identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Este requerimiento suspenderá el término legal de respuesta previsto para la compañía. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que PALENQUE TOURS S.A.S. reciba un Reclamo para el cual no sea competente, dará traslado a quien efectivamente corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de ello al Titular.
2. Una vez recibido el reclamo completo, la empresa incluirá en la respectiva base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. La empresa conservará dicha leyenda en el dato objeto de discusión hasta que el reclamo sea decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo inicial, descontando, si aplica, el tiempo en que el trámite estuvo suspendido por requerimiento de subsanación. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, la empresa informará al Titular los motivos de la demora y la nueva fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, de estricta conformidad con el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
En aquellos eventos en los cuales PALENQUE TOURS S.A.S. actúe en calidad de Encargado del Tratamiento de datos personales por cuenta de un tercero Responsable, la sociedad no se desentenderá del trámite de la PQR. En su lugar, informará de inmediato al titular sobre dicha condición y dará traslado formal de la solicitud al Responsable del dato en un término máximo de dos (2) días hábiles contados a partir de su recepción.
PALENQUE TOURS S.A.S. cooperará activamente con el Responsable en la gestión, recolección de evidencia y proyección de la respuesta a la consulta o reclamo en lo que le corresponda, atendiendo de forma estricta a los términos legales y a lo estipulado en el respectivo Acuerdo de Transmisión de Datos (DPA) suscrito entre las partes. Copia del traslado será remitida al Titular para que conozca la identidad del Responsable y el canal de seguimiento de su requerimiento.
Requisito de procedibilidad
El Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, o quien se determine por estipulación a favor de otro; sólo podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio por el ejercicio de sus derechos una vez haya agotado el trámite de Consulta o Reclamo directamente ante PALENQUE TOURS S.A.S.
Petición de actualización y/o rectificación
PALENQUE TOURS S.A.S., rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información que sea inexacta o se encuentre incompleta, atendiendo al procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el Titular deberá allegar la solicitud según los canales dispuestos por la compañía, indicando la actualización y rectificación del dato y a su vez deberá aportar la documentación que soporte tal petición.
Revocatoria de la autorización y/o supresión de Datos
El Titular podrá revocar en cualquier momento el consentimiento o autorización dada para el tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no se encuentre un impedimento consagrado en una disposición legal o contractual.
Así también el Titular tiene derecho a solicitar en todo momento a PALENQUE TOURS S.A.S., la supresión o eliminación de sus datos personales cuando:
a. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
b. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron obtenidos.
c. Se haya cumplido el tiempo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron obtenidos.
Tal supresión implica la eliminación bien sea de manera total o parcial de la información personal, de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por PALENQUE TOURS S.A.S.
El derecho de cancelación no es absoluto y por lo tanto PALENQUE TOURS S.A.S. podrá negar revocatoria de autorización o eliminación de los datos personales en los siguientes casos:
a. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
b. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
c. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
TRANSFERENCIA INTERNACIONAL
PALENQUE TOURS S.A.S. realizará transferencias internacionales de datos personales únicamente a países que cumplan con los estándares de seguridad fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
Excepciones a la transferencia Internacional
De manera excepcional, se podrán efectuar transferencias a países que no cuenten con dicho nivel adecuado de protección en los siguientes casos:
1. Cuando el Titular haya otorgado su autorización previa, expresa e inequívoca.
2. Cuando sea necesario para la ejecución de un contrato entre el Titular y PALENQUE TOURS S.A.S.
3. En transferencias bancarias o bursátiles conforme a la legislación aplicable.
4. En el marco de tratados internacionales vigentes para Colombia.
5. Cuando sea legalmente exigido para salvaguardar un interés público.
La Gerencia General, o quien esta delegue, supervisará que los contratos que involucren transferencia internacional de datos se ajusten a las directrices de esta Política y verificarán periódicamente el listado de «países seguros» emitido por la SIC.
Parágrafo. De conformidad con el literal c) del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, PALENQUE TOURS S.A.S. queda expresamente facultada para realizar transferencias y transmisiones internacionales de datos a terceros países, incluso aquellos sin nivel adecuado de protección según la SIC, siempre que dicho flujo de información sea técnica y operativamente necesario para la ejecución, reserva o cumplimiento del contrato de servicios turísticos, hospedaje, transporte, intermediación o asistencia médica internacional contratada por el Titular.
DISPOSICIONES FINALES
Cada vez que PALENQUE TOURS S.A.S modifique sus políticas, mecanismos, formatos o ponga a disposición de los titulares una herramienta nueva o modifique las existentes, para permitir el ejercicio de sus derechos de información lo informará a sus empleados, contratistas, outsourcing, accionistas y/o socios, clientes, proveedores y visitantes.
PALENQUE TOURS S.A.S. implementará un anexo a los contratos laborales o de prestación de servicio, a los contratos con los proveedores y los de clientes, con el fin de autorizar de manera previa y expresa el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato correspondiente, lo que incluirá la autorización de recolectar, modificar o corregir, datos personales del titular. El formato o autorización también incluirá la autorización de que algunos de los datos, puedan ser entregados a terceros por parte de PALENQUE TOURS S.A.S.
Los mecanismos o procedimientos que PALENQUE TOURS S.A.S establezca para atender las solicitudes de los titulares no podrán exceder los plazos previstos conforme se señala en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
Para resolver cualquier inquietud relacionada con el tratamiento de datos personales o para obtener cualquiera de los formatos requeridos para el ejercicio de los derechos de los titulares de la información objeto de tratamiento por parte de PALENQUE TOURS S.A.S., por favor solicitarlo en nuestras oficinas ubicadas en la Carrera 43 D N° 13 -09 apto. 302, Medellín, Antioquía, escribiendo al correo a direccion.general@palenquetourscolombia.com o en el celular 3207780848.
Para aquellas situaciones no previstas en la presente POLÍTICA PARA LA PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES de PALENQUE TOURS S.A.S., se procederá de estricto acuerdo con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, en armonía con las instrucciones y doctrinas aplicables impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio
REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN
Esta política será revisada y actualizada periódicamente para asegurar su efectividad y cumplimiento.
VIGENCIA
El presente manual de políticas y procedimientos para el tratamiento y protección de datos personales rige a partir de la fecha de su aprobación, es decir, desde 24 de agosto del año 2024.
Serán informadas y enviadas los correos electrónicos de cada uno de los empleados, al igual que se tiene acceso a ellas en las instalaciones de la empresa.
El presente documento de políticas corporativas es aprobado y suscrito por el señor Markus Jobi, identificado con cédula de extranjería No. 366.221, en su calidad de Representante Legal de la sociedad PALENQUE TOURS S.A.S., entidad debidamente constituida e identificada con NIT No. 900.697.895.